Amikor megtelik a terasz: hogyan készüljön fel egy étterem a nyári rohamra?

A nyári turistaszezon sok vendéglátóhely számára az év legerősebb időszaka, de a telt terasz önmagában még nem jelent biztos sikert. Ha a konyha nem bírja a terhelést, elfogynak a legnépszerűbb fogások, vagy a felszolgálók folyamatosan kapkodnak, a megnövekedett forgalom könnyen elégedetlen vendégeket és kimerült dolgozókat eredményezhet. A felkészülést ezért nem akkor kell elkezdeni, amikor már sor áll a bejáratnál. A szezon előtti hetekben érdemes átnézni a teljes működést a beszerzéstől a műszakbeosztáson át egészen a fizetésig.

A legfontosabb kérdés nem az, hogy hány asztal fér el a teraszon, hanem az, hogy a konyha és a személyzet egyszerre hány vendéget tud megfelelő színvonalon kiszolgálni. Előfordulhat, hogy még lenne hely néhány újabb asztalnak, de azok már olyan terhelést jelentenének, amelyet a csapat csak hosszú várakozási idővel tudna kezelni. Ilyenkor több bevétel helyett könnyen rossz értékelések és vissza nem térő vendégek maradnak.

A nyári étlap legyen gyorsan elkészíthető és kiszámítható

A főszezon nem feltétlenül a leghosszabb étlap időszaka. Éppen ellenkezőleg: a túl sok fogás lassíthatja a konyhát, bonyolultabbá teszi a készletezést, és növeli annak kockázatát, hogy egy-egy alapanyag megromlik vagy váratlanul elfogy. Érdemes kiválasztani azokat az ételeket, amelyek népszerűek, jól előkészíthetők, megfelelő árréssel értékesíthetők, és nagyobb rendelési hullám esetén is tartani lehet a minőségüket.

A szezonális kínálat összeállításakor célszerű végignézni az előző nyár adatait. Mely fogásokból fogyott a legtöbb? Mi került vissza gyakran a konyhára? Melyik étel elkészítése okozott rendszeresen torlódást? Egy olyan fogás, amely normál forgalomban jól működik, telt terasz mellett már túl sok időt vagy munkaerőt igényelhet. A nyári ajánlatban ezért helyet kaphat néhány gyorsabban elkészülő étel, friss saláta, hideg előétel vagy egyszerűbb desszert is.

Az alapanyagoknál nem elég azt kiszámolni, mennyi fogy egy átlagos napon. Külön terv kell hétvégére, rendezvények idejére, valamint azokra a napokra, amikor jó időt jeleznek. Ugyanakkor a túlzott készletezés sem célravezető. Hasznos lehet meghatározni az egyes alapanyagok minimumszintjét, valamint azt, hogy mely beszállító tud gyors utánpótlást biztosítani váratlan forgalomnövekedés esetén.

A műszakbeosztást ne csak létszám alapján készítsék

Két azonos létszámú műszak teljesítménye között jelentős különbség lehet. Nem mindegy, hogy hány tapasztalt felszolgáló dolgozik egyszerre, ki kezeli a teraszt, ki fogadja az érkezőket, és van-e olyan munkatárs, aki csúcsidőben kizárólag az italokkal vagy a számlázással foglalkozik. A feladatokat még a szezon előtt érdemes pontosan elosztani, hogy telt háznál ne a helyszínen kelljen eldönteni, kinek mi a dolga.

A próbaműszak vagy egy szimulált csúcsidő sok hibára rámutathat. A csapat végigjátszhatja, mi történik, ha egyszerre érkezik négy nagyobb társaság, elfogy egy népszerű fogás, vagy késik egy beszállítás. Érdemes azt is tisztázni, ki jogosult kompenzációt ajánlani egy elégedetlen vendégnek, és hogyan kell jelezni a konyhának, ha egy asztal különösen siet. Az előre megbeszélt eljárások csökkentik a kapkodást és a félreértéseket.

A gyors kiszolgálás alapja a jól szervezett információáramlás

A legtöbb fennakadás nem feltétlenül a konyhában kezdődik. Gyakori probléma, hogy a rendelés késve jut el a megfelelő helyre, a módosítás nem egyértelmű, vagy a felszolgáló nem látja, melyik fogás készült el. Csúcsidőben minden felesleges kérdés és visszasétálás lassítja a munkát. A rendelésfelvétel, a konyhai kommunikáció és az elszámolás rendszerét ezért még a szezon előtt érdemes átvizsgálni.

Egy jól beállított NTAK éttermi szoftver segíthet abban, hogy a rendelések, forgalmi adatok és kötelező adatszolgáltatások kezelése átláthatóbb legyen. A bevezetés vagy frissítés azonban önmagában nem elég. A dolgozóknak gyakorolniuk kell a használatát, és célszerű előre beállítani a szezonális ételeket, módosításokat, kedvezményeket, valamint a leggyakrabban használt fizetési módokat.

A távozás pillanata ugyanolyan fontos, mint a vendég fogadása. Hiába volt kellemes az ebéd, ha a számlára húsz percet kell várni. Az e pénztárgép akkor támogatja igazán a munkát, ha a fizetési folyamat egyszerű, a munkatársak ismerik a használatát, és meghibásodás esetére is van előre kidolgozott eljárás.

Érdemes minden hét után röviden értékelni a működést

A szezon közben nem kell megvárni az első komoly panaszt ahhoz, hogy változtassanak. Hetente húsz perc is elegendő lehet arra, hogy a csapat átbeszélje a visszatérő problémákat. Melyik napszakban nőtt meg leginkább a várakozási idő? Melyik ételből fogyott el túl korán? Hol alakult ki torlódás? Ezekből az észrevételekből gyors, gyakorlati módosítások születhetnek.

TIPP: A nyári szezon előtt készítsenek egy egyoldalas csúcsforgalmi tervet a legfontosabb telefonszámokkal, helyettesítési renddel, készlethiány esetén ajánlható alternatívákkal és technikai hibákra vonatkozó teendőkkel. Így váratlan helyzetben nem kell minden döntést újra meghozni. A vendéglátóhelyek napi működését támogató eszközökről a www.penztargepem.hu oldalon lehet további információt találni.

Fotó: magnific.com